În activitatea sa, Serviciul Fiscal de Stat operează zilnic cu un număr semnificativ de documente fiscale arhivate. Astăzi, SFS dispune de o arhivă în volum de circa 14 mln. de documente, acumulate şi păstrate pe parcursul a 6-7 ani de zile de la data recepţionării. Astfel, volumul foarte mare de documente fiscale face ca managementul documentelor, datelor şi informaţilor din ele să constituie una dintre funcţiile importante ale administrării şi întreţinerii arhivei Inspectoratului Fiscal Principal de Stat. La etapa actuală administrarea asteia prevede păstrarea documentelor fiscale în formă fizică, care le expune numeroaselor riscuri, printre care: pierdere sau amestec de documente, consultare repetată, ce determină degradarea fişierelor arhivate, implică factorul uman în accesul la originalele fişierelor, etc. Concomitent, multiplicarea repetată a actelor din arhiva fizică duce la majorarea cheltuielilor, iar regăsirea unui document este dificilă în timp, fapt ce duce la scăderea operativităţii privind prezentarea informaţiei solicitate de către organele de drept.

Una din soluţiile în acest sens a fost crearea şi implementarea sistemului “Arhiva Electronică”, fiind lansată în exploatare experimentală începînd cu 13 martie curent. De menţionat că lucrările  de elaborare a sistemei au fost realizate de specialiştii întreprinderii de stat „Fiscservinform”. În prezent Î.S. „Fiscservinform” este abilitată cu funcţii de ajustare şi întreţinere tehnică a respectivului serviciu, luînd în considerare experienţa sa în administrarea tehnico-tehnologică al sistemului informaţional fiscal, optimizarea procesului de gestiune şi procesare a datelor cu caracter fiscal şi facilitarea schimbului de informaţii şi documente între Serviciul Fiscal de Stat, contribuabili şi autorităţile publice, care accesează resursele informaţionale fiscale. În contextul dat dl Vitalie Coceban a specificat: „Noul sistem informaţional lansat are drept scop conversia documentelor din format de hârtie în format digital. „Arhiva Electronică” este soluţia ideală pentru a prelungi durata de viaţă a documentelor fiscale originale, pentru a proteja aceste documente contra degradării fizice, disponibilizînd copia electronică a documentului ”.