Cresterea Calitatii si Eficientei Auditului Entitatilor Mici
25.06.2013
Citeste articolul in varianta originala, in limba engleza.
De Phil Cowperthwaite, membrul Comitetului SMP al IFAC
Ritmul modificarilor si cresterea complexitatii auditului si a standardele de raportare financiara, din ultimii ani, a fost dramatica si poate depune presiune enorma asupra practicilor contabile mici, care de regula efectueaza audit financiar asupra altor entitati si mai mici. Aceasta sarcina este agravata de mediul economic dificil, ceea ce determina clientii sa faca presiuni asupra contabililor pentru a reduce costul serviciilor. Ca urmare, este tot mai greu de a mentine profitabilitatea suficienta din activitatea de audit.
Vestea buna este ca automatizarea, devenita posibil recentelor evolutii în domeniul tehnologiei si a îmbunatatirii proceselor, poate ajuta practicilor de cresterea în acelasi timp calitatea si eficienta auditului, reducand costurile si asigurand rentabilitatea inalta.
Îmbunatatirea calitatii auditului
Automatizand practica de audit la nivel de micro-entitate, ofera oportunitatea de a îmbunatati calitatea auditului, atat la nivel de firma cat si individual. La nivel de firma, înfiintarea formelor standardizate, ajuta la asigurarea indeplinirii tuturor etapelor de audit. Liste personalizate poate fi actualizate dupa necesitate si încorporate în fisiere de angajament individuale la începutul fiecarui angajament.
Automatizarea fisierelor de asemenea poate creste semnificativ calitatea angajamentului. Daca importati datele dintr-un program de aplicatie la altul, erorile de conversie vor fie eliminate si erorile de grupare si aritmetice pot fi minimizate.
O cuvant de precautie: intrucat fiecare audit este unic, asigurati-va ca veti personaliza fiecare dosar. Sablonul generic este un punct bun de start, dar este doar un început. Personalizarea lucrurilor precum ar fi caracteristicile industriei si controalele interne sunt la fel de esentiale ca automatizarea completa a structurii fisierului de baza.
Cresterea Eficientei Angajamentului
O mare parte din rezultatul tangibil a auditului e foarte asemanatoar de la caz la caz: practicienii individuali de obicei folosesc structuri comune a fisierelor si liste de verificare si forme similare. De asemenea, dosarul audit comercial, formularele, documentele text, si platformele bazelor de date permit de multe ori schimbul rapid de informatii între aplicatii si documentele clientilor. Nici una dintre aceste caracteristici nu e ceva nou, dar intrebarea e daca le folositi la maximum? Sunt multe modalitati usor implementabile de a creste eficienta fiecarei micro-entitati. Trucul e de a fi creativ si de a folosi imaginatia ta. Iata cateva sugestii.
Faza prealabila angajamentului
Atunci cand e utilizat programul disponibil comercial pentru auditul micro-entitatilor, puteti:
• Derula instantaneu fisierul electronic a anului trecut;
• Apela clientul, sau trimite un e-mail, pentru a discuta in privinta perioadelor de timp, si a intreba daca sunt evenimente importante / schimbari fata de anul trecut, si
• Asuma ca nu e nevoie sa trimiteti electronic o scrisoare de angajament, o scrisoare a strategiei de audit, precum si lista materialelor de care aveti nevoie, atunci cand veti vizita clientul pentru a începe auditul. Toate aceste documente sunt deja realizate în contextul actualizarii fisierului.
Prelucrarea si constituirea angajamentul
Dupa etapa de pre-angajament, cere clientului sa va trimita prin email balanta de verificare într-un format ce poate fi importat în dosarul de audit.
Faza practica / lucrul pe teren
Un audit automatizat eficient a unei micro-entitati ar putea progresa dupa cum urmeaza:
Sosirea la sediul clientului cu dosarul de audit deja pregatit. Dupa o discutie initiala cu clientul, actualizati dosarul, documentand cunostintele capatate despre afacerea clientului cu privire la orice industrie, mediu, si schimbari in controlul entitatii, fata de anul trecut.
In baza balantei de verificare, programati calculele de materialitate si alte calcule relevante.
Revizuiti analizele pe mai multi ani a contului (de exemplu: marja profitului brut), fiind posibili de le reprogramat pe toate.
Imprimati confirmarile necesare si cereti a fi semnate la sediul clientului.
Revizuiti relevanta si completati liste de verificare pregatita. (Din nou, ca precautie: sa nu faceti greseala pur si simplu de a repeta procedurile de anul trecut, fara a folosit initial rationamentul profesional).
Schitati punctele cheie ce tin de corespondenta cu managementul si cu cei din conducere, în conformitate cu Standardul International de Audit (ISA) 260, Comunicarea cu cei din conducere, si ISA 265, Comunicarea deficientelor din controlul intern celor insarcinati cu conducerea si managementul, la biroul clientului atunci cand acestea apar si sa le revizuiti impreuna cu clientul pentru a va asigura ca aveti informatie corecta.
Faza formarii opiniei
Revizuirea rezultatelor analitice post-teren, actualizate automat pentru auditul dumneavoastra.
Transmiteti balanta ajustata si ajustarile de audit propuse catre client.
Transmiteti clientului scrisoarea de reprezentare si documentul ce include rezumatul actualizat a auditului facut, conform ISA 260.
Transmiteti o copie a raportului de audit semnat si factura o data ce personalul corespunzator a acceptat responsabilitatea pentru declaratii.
Cele de mai sus presupun ca ati utilizat suficient timp pentru a standardiza informatia din toate fisierele clientului. Numele clientului si adresa, datele de la sfarsitul anului si altele, si toata documentatia standard, poate fi programata într-un dosar general care sa contina schite pentru corespondenta, standardizare, planificare, etc. Standardizarea in toata firma este esentiala daca doriti sa maximizati eficienta prin automatizare .
Fii atent asupra procesului de automatizare
Este o serie de lucruri ce trebuie luate in calcul înainte de a începe chiar si cel mai modest proiect de automatizare.
1) Fii realist. Procesul initial de automatizare va dura probabil mai mult decat crezi.
2) Petrece timp în prealabil pentru a obtine totul corect de la inceput. Daca veti avea o eroare în sablon, va trebui sa-l restabiliti de fiecare data cand îl folositi. Aceasta va creste semnificativ costul de automatizare.
3) Tindeti spre consistenta in ceea ce tine de clienti. Utilizarea modelelor standardizate pentru programe analitice, situatii financiare, codificarea declaratiilor, si indexare fisierelor, te va ajuta sa eviti reinventarea roatei la fiecare angajament de audit pentru micro-entitati.
Rezumat
Automatizarea practicii dumneavoastra este un proces exigent ce necesita abilitati de management si time indelungat din partea membrilor seniori ai firmei. Daca aveti disciplina de a realiza acestea, automatizarea se va rascumpara pe termen lung.
Resurse IFAC
IFAC gazduieste o serie de resurse si instrumente gratis, inclusiv ghiduri si articole, pentru a ajuta la punerea în aplicare a standardelor de control a calitatii auditului: a se vedea Resurse si Instrumente la www.ifac.org/SMP.
Copyright © iunie 2013 de catre Federatia Internationala a Contabililor (IFAC). Toate drepturile sunt rezervate. Folosit doar cu permisiunea IFAC. Contactati permissions@ifac.org pentru a primi permisiunea de a reproduce, stoca sau transmite acest document.
De Phil Cowperthwaite, membrul Comitetului SMP al IFAC
Ritmul modificarilor si cresterea complexitatii auditului si a standardele de raportare financiara, din ultimii ani, a fost dramatica si poate depune presiune enorma asupra practicilor contabile mici, care de regula efectueaza audit financiar asupra altor entitati si mai mici. Aceasta sarcina este agravata de mediul economic dificil, ceea ce determina clientii sa faca presiuni asupra contabililor pentru a reduce costul serviciilor. Ca urmare, este tot mai greu de a mentine profitabilitatea suficienta din activitatea de audit.
Vestea buna este ca automatizarea, devenita posibil recentelor evolutii în domeniul tehnologiei si a îmbunatatirii proceselor, poate ajuta practicilor de cresterea în acelasi timp calitatea si eficienta auditului, reducand costurile si asigurand rentabilitatea inalta.
Îmbunatatirea calitatii auditului
Automatizand practica de audit la nivel de micro-entitate, ofera oportunitatea de a îmbunatati calitatea auditului, atat la nivel de firma cat si individual. La nivel de firma, înfiintarea formelor standardizate, ajuta la asigurarea indeplinirii tuturor etapelor de audit. Liste personalizate poate fi actualizate dupa necesitate si încorporate în fisiere de angajament individuale la începutul fiecarui angajament.
Automatizarea fisierelor de asemenea poate creste semnificativ calitatea angajamentului. Daca importati datele dintr-un program de aplicatie la altul, erorile de conversie vor fie eliminate si erorile de grupare si aritmetice pot fi minimizate.
O cuvant de precautie: intrucat fiecare audit este unic, asigurati-va ca veti personaliza fiecare dosar. Sablonul generic este un punct bun de start, dar este doar un început. Personalizarea lucrurilor precum ar fi caracteristicile industriei si controalele interne sunt la fel de esentiale ca automatizarea completa a structurii fisierului de baza.
Cresterea Eficientei Angajamentului
O mare parte din rezultatul tangibil a auditului e foarte asemanatoar de la caz la caz: practicienii individuali de obicei folosesc structuri comune a fisierelor si liste de verificare si forme similare. De asemenea, dosarul audit comercial, formularele, documentele text, si platformele bazelor de date permit de multe ori schimbul rapid de informatii între aplicatii si documentele clientilor. Nici una dintre aceste caracteristici nu e ceva nou, dar intrebarea e daca le folositi la maximum? Sunt multe modalitati usor implementabile de a creste eficienta fiecarei micro-entitati. Trucul e de a fi creativ si de a folosi imaginatia ta. Iata cateva sugestii.
Faza prealabila angajamentului
Atunci cand e utilizat programul disponibil comercial pentru auditul micro-entitatilor, puteti:
• Derula instantaneu fisierul electronic a anului trecut;
• Apela clientul, sau trimite un e-mail, pentru a discuta in privinta perioadelor de timp, si a intreba daca sunt evenimente importante / schimbari fata de anul trecut, si
• Asuma ca nu e nevoie sa trimiteti electronic o scrisoare de angajament, o scrisoare a strategiei de audit, precum si lista materialelor de care aveti nevoie, atunci cand veti vizita clientul pentru a începe auditul. Toate aceste documente sunt deja realizate în contextul actualizarii fisierului.
Prelucrarea si constituirea angajamentul
Dupa etapa de pre-angajament, cere clientului sa va trimita prin email balanta de verificare într-un format ce poate fi importat în dosarul de audit.
Faza practica / lucrul pe teren
Un audit automatizat eficient a unei micro-entitati ar putea progresa dupa cum urmeaza:
Sosirea la sediul clientului cu dosarul de audit deja pregatit. Dupa o discutie initiala cu clientul, actualizati dosarul, documentand cunostintele capatate despre afacerea clientului cu privire la orice industrie, mediu, si schimbari in controlul entitatii, fata de anul trecut.
In baza balantei de verificare, programati calculele de materialitate si alte calcule relevante.
Revizuiti analizele pe mai multi ani a contului (de exemplu: marja profitului brut), fiind posibili de le reprogramat pe toate.
Imprimati confirmarile necesare si cereti a fi semnate la sediul clientului.
Revizuiti relevanta si completati liste de verificare pregatita. (Din nou, ca precautie: sa nu faceti greseala pur si simplu de a repeta procedurile de anul trecut, fara a folosit initial rationamentul profesional).
Schitati punctele cheie ce tin de corespondenta cu managementul si cu cei din conducere, în conformitate cu Standardul International de Audit (ISA) 260, Comunicarea cu cei din conducere, si ISA 265, Comunicarea deficientelor din controlul intern celor insarcinati cu conducerea si managementul, la biroul clientului atunci cand acestea apar si sa le revizuiti impreuna cu clientul pentru a va asigura ca aveti informatie corecta.
Faza formarii opiniei
Revizuirea rezultatelor analitice post-teren, actualizate automat pentru auditul dumneavoastra.
Transmiteti balanta ajustata si ajustarile de audit propuse catre client.
Transmiteti clientului scrisoarea de reprezentare si documentul ce include rezumatul actualizat a auditului facut, conform ISA 260.
Transmiteti o copie a raportului de audit semnat si factura o data ce personalul corespunzator a acceptat responsabilitatea pentru declaratii.
Cele de mai sus presupun ca ati utilizat suficient timp pentru a standardiza informatia din toate fisierele clientului. Numele clientului si adresa, datele de la sfarsitul anului si altele, si toata documentatia standard, poate fi programata într-un dosar general care sa contina schite pentru corespondenta, standardizare, planificare, etc. Standardizarea in toata firma este esentiala daca doriti sa maximizati eficienta prin automatizare .
Fii atent asupra procesului de automatizare
Este o serie de lucruri ce trebuie luate in calcul înainte de a începe chiar si cel mai modest proiect de automatizare.
1) Fii realist. Procesul initial de automatizare va dura probabil mai mult decat crezi.
2) Petrece timp în prealabil pentru a obtine totul corect de la inceput. Daca veti avea o eroare în sablon, va trebui sa-l restabiliti de fiecare data cand îl folositi. Aceasta va creste semnificativ costul de automatizare.
3) Tindeti spre consistenta in ceea ce tine de clienti. Utilizarea modelelor standardizate pentru programe analitice, situatii financiare, codificarea declaratiilor, si indexare fisierelor, te va ajuta sa eviti reinventarea roatei la fiecare angajament de audit pentru micro-entitati.
Rezumat
Automatizarea practicii dumneavoastra este un proces exigent ce necesita abilitati de management si time indelungat din partea membrilor seniori ai firmei. Daca aveti disciplina de a realiza acestea, automatizarea se va rascumpara pe termen lung.
Resurse IFAC
IFAC gazduieste o serie de resurse si instrumente gratis, inclusiv ghiduri si articole, pentru a ajuta la punerea în aplicare a standardelor de control a calitatii auditului: a se vedea Resurse si Instrumente la www.ifac.org/SMP.
Copyright © iunie 2013 de catre Federatia Internationala a Contabililor (IFAC). Toate drepturile sunt rezervate. Folosit doar cu permisiunea IFAC. Contactati permissions@ifac.org pentru a primi permisiunea de a reproduce, stoca sau transmite acest document.